テレワークに欠かせない5つのツール×4つのアイテムを徹底紹介します

在宅・テレワーク

2021年09月12日

テレワークを始めるにあたっては、仕事環境やツール、アイテムなどの事前準備が必須であると言っても過言ではありません。

仕事に必要なツールへの登録や快適な仕事環境を整えることで、テレワークの仕事の効率化やオンラインでの円滑なコミュニケーションを実現することに近づきます。

この記事では、テレワークを始めるにあたって欠かせないツールや便利なアイテムについてを紹介していきます。

“これからテレワークを始めることになったけど、何を準備したら良いのかわからない”

“テレワークで使っているツールやアイテムをもっと知りたい”

そんな皆さんは是非、この記事を参考にしてくださいね。

テレワークを円滑に進めるために欠かせない5つのツール

遠方にいる人と円滑にテレワークを進めるにあたって必要不可欠なツールは、大きく分けて以下の5種類のツールがあります。

・連絡を取り合うための「チャットツール」
・オンライン上で会議を行うための「Web会議ツール」
・資料を複数人で共有するための「ファイル共有ツール」
・チームのメンバーの仕事状況を把握するための「タスク、進捗管理ツール」
・アイデアや意見、計画などを整理するための「思考整理ツール」

以下の段落では、これら5種類のテレワークを進めていくにあたって欠かせないツールについてを詳しく解説していきますので、是非参考にしてくださいね。

テレワークにおすすめツール① チャットツール

1つ目のテレワークにおすすめなツールとして挙げられるのは、チャットツールです。

チャットツールは遠方にいる人とオンライン上でやりとりを行い、プロジェクトや案件を進めるのに欠かせないツールです。

テレワークを行うのにオススメなチャットツールは、下記の3種類が代表として挙げられます。

・Slack
・チャットワーク
・Google Chat

以下の表ではこれらのチャットツールの特徴についてを解説しております。是非目を通してみましょう。

チャットツール名	特徴
Slack	・世界中で大人気のビジネスチャットツール・無料ビデオ通話や音声通話、画面共有といった機能も豊富
チャットワーク	・日本国産のチャットツール・プロフィール欄が充実しており、会社名や連絡先などがわかりやすい・ユーザー名に自身のスケジュールを書くことで、クライアントや同僚に自分の状況を一眼でわかるようにできる
Google Chat	・Googleが提供するオンラインチャットツール・Googleアカウントやドライブと連携できるため、アカウントの新規登録などが不要・既読機能があるため、相手がメッセージを見たかどうかを一眼で確認できる

上記で紹介したオンラインチャットツールは業界・業種問わず幅広く使われることが多く、中には3種類全てのアカウントを動かしているという人も少なくありません。

これからテレワークを始める方は、まず最初に上記3種類のチャットツールの使い方でつまづかないよう、最低限の特徴についてを理解しておきましょう。

テレワークにおすすめツール② Web会議ツール

リモートでの会議や打ち合わせ、質問を行うにあたってのWeb会議ツールも、テレワークを始めるにあたって欠かせないツールの一つです。

テレワークを行うにあたってオススメのWeb会議ツールは数多くあり、中でも代表的なものとして以下の4種類が挙げられます。

以下の表ではこれら4種類のWeb会議ツールについてをまとめておりますので、是非参考にしてみてくださいね。

Web会議ツール名	特徴
ZOOM	・アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システム・URLを共有することで、アプリをダウンロードせずに会議に参加することができる・無料版の場合、最大40分間しか連続で使うことができない
Google Meet	・Googleが提供するWeb会議システム・同社が提供する「Googleドライブ」における中身の様々なアプリケーションとの連携が可能・Gmailのアカウントを作成し、登録する必要がある
Microsoft Teams	・Microsoft社が提供するWeb会議システム・最大10,000人の大規模ライブイベントが可能・同社が提供する「Word」や「Excel」などのツールとの連携がしやすい・Microsoftのアカウント登録が必要
Cisco Webex Meetings	・アメリカのシスコシステムズが提供する世界で最も使われているWeb会議システム・ソフトやアプリのダウンロードや登録をしなくても会議に参加することができる

これら4種類のWeb会議ツールにおける共通点は以下のようなものがあります。

・Mac、Android、Windowsなど様々なデバイスに対応可能
・部屋の背景を隠すことができる「バーチャル背景機能」搭載
・無料版でも充分使うことができるが、大人数で長時間会議を行う場合などによっては有料プランを契約した方が使いやすくなる場合もある

上記4種類のWeb会議ツールは大企業から個人間におけるビジネスまで幅広い場面で使われているものばかりです。皆さんも自分にとって使いやすいツールを探してみましょう。

テレワークにおすすめツール③ ファイル共有ツール

複数人でオンラインにおける共同作業を進めていく上で必要なファイル共有ツールも、テレワークを円滑に進めていく上で欠かせないものです。

ファイル共有ツールと聞くとなかなかイメージが沸かない方も多いと思われますが、代表的なものとして挙げられるのは以下の3種類があります。

Google Drive
Drop Box
BOX

下記の表ではこれら3つのツールの特徴についてをまとめておりますので、是非目を通してみましょう。

ファイル共有ツール	特徴
Google Drive	・Googleドキュメントとの連携がしやすく、更に容量が無制限・リアルタイムで同一のファイルを編集することができる「共同編集機能」が魅力的
Drop Box	・ファイルの更新や復元が便利・無料でも使用可能であり、有料オプションに加入するとテーマを自社デザインのものにカスタマイズすることが可能・主にSlackやStockといったビジネスツールと併用されることが多い
BOX	・プランを問わずに容量無制限なので、データ量を気にすることなく利用することが可能・100種類以上の拡張子のファイルをプレビューすることができる機能を搭載・コンテンツ同期機能や共通機能も使いやすいため、複数人での同時作業の効率化に繋がる

中でもGoogleドライブはドキュメントやスプレッドシートと連携がしやすく、一つのアカウントでWeb会議やチャット機能も登録できるため使用する人が多い傾向にあります。

Googleのサービスは多くの企業やプロジェクトでも登録やチームへの加入を求められることが多いので、使ったことのない方は是非アカウントを作成してみましょう。

テレワークにおすすめツール④ タスク・進捗管理ツール

チームや複数人でテレワークを進めていくにあたっては、タスクや進捗の管理が必須です。

そこで役立つのがこの段落で紹介していく進捗管理ツール。代表的なものには以下の3種類があります。

・Asana
・Trello
・Backlog

下記の表ではこれら3つのツールの特徴についてをまとめておりますので、是非参考にしてみましょう。

進捗管理ツール名	特徴
Asana	・元々はFacebookの社内ツールとして使われていた米国発祥の進捗管理ツール・プロジェクト管理やタスク管理を簡略化することで、本来の業務に集中できるようになりやすい・Slackとの連携が便利
Trello	・2,500万人以上に選ばれている無料のタスク管理ツール・カード型でタスクを管理できる「かんばん方式」が特徴・拡張機能のためのプラグインが非常に多く、生産性の測定も可能
Backlog	・ヌーラボが提供している日本国内において最大級のSaaS(Software as a Service)型プロジェクト管理ツール・大規模なソフトウェア開発からシステムの保守運用、デジタルマーケティングやキャンペーンの管理、Webサイトの制作など幅広い分野の案件における進捗を管理しやすい

上記の表で紹介した進捗管理ツールはどれも魅力的であり、大きな特徴を分けると以下のようになることが特徴です。

・Slackなどのビジネスツールとの連携を重視するなら「Asana」
・チーム員に仕事を振ることを重視するなら「Trello」
・多岐にわたる方面のプロジェクトの進捗管理をするなら「Backlog」

テレワークにおすすめツール⑤ 思考整理ツール

テレワークで長期的な案件を進めていく上で大切になる思考整理ツール(マインドマップツール)。

思考整理ツールとは複数人でプロジェクトを進めていくにあたって、チームのメンバーとのアイデアの共有や認識の差異の発見、思考の整理などに使われるツールを指します。

代表的な思考整理ツールには、XmaindとMiroの2種類があります。

以下の表ではこれら2種類の思考整理ツールの特徴についてをまとめておりますので、是非参考にしてみましょう。

思考整理ツール名

特徴

Xmaind（マインドマップツール）

・アプリ大賞やPCワールドベスト100などの受賞歴もある無料の思考整理ツール

・チームメンバーと情報を共有することで、業務の効率化に繋げることができる

・テンプレートが豊富なため、デザイン性も良く見やすい図が簡単に描けるようになる

Miro

・チーム内で意見を付箋として貼り付け合う「オンラインホワイトボード」として人気な思考整理ツール

・ノートのようにシンプルで見やすい状態のマインドマップを作成することができる

・GoogleドライブやSlackとの連携も可能

Xmaindが「連想ゲームのように線で繋がる図」というイメージであるのに対して、Miroは「付箋を貼り付けて意見を可視化するホワイトボード」のようなイメージです。

テレワークツールを使うために整えたい環境

これからテレワークを始めるにあたって準備するべきものは、上記段落で紹介してきた仕事に役立つツールだけではありません。

インターネット環境やセキュリティソフトといったPC周りの環境や、今後長期に渡って仕事を行うためのグッズを揃えることも、初期準備として欠かせない大切な要素です。

テレワークを行う上で最低限準備しておきたい環境やアイテムには以下のようなものがあります。

1.安定で安全なWiFi環境

安定したインターネット環境は、テレワークを行うにあたってまず最初に整えるべき仕事環境の要素です。

基本的にはソフトバンクやau、docomoといった通信会社のWi-Fiルーターなどがあれば問題ないものの、使うツールや開くウィンドウ数によっては速度が低下することも。

一般的にはWi-Fiの速度が10Mbps～30Mbpsほどある場合はストレスなくスムーズに仕事ができると言われております。

皆さんの使っているWi-Fiルーターの速度を測る場合は、以下のサイトを参考にしてみましょう。

(https://www.ugtop.com/spill.shtml)

また、テレワークを行うためのWi-Fi環境には速度だけでなく下記段落にて紹介するセキュリティソフトの導入も必要不可欠ですので、是非目を通しておいてくださいね。

2.デバイスに導入するセキュリティソフト

仕事を行う上で扱うお客様の個人情報や社内の機密情報を管理するためには、テレワークで使うデバイスにセキュリティソフトを導入することが必要不可欠です。

デバイスにセキュリティソフトを導入することで、情報の漏洩やコンピュータウイルスによる被害を防ぎ、安心・安全に仕事を進めることができるようになります。

ここで気をつけておきたいのが、オンラインやSNS上で宣伝されているセキュリティソフトは必ずしも安全なものばかりではないということです。

近年はセキュリティソフトを偽ったサイバー攻撃やコンピュータウイルスなども増えてきているため、使用するものを選ぶ際には以下の点をしっかりチェックしましょう。

・セキュリティソフトのダウンロード数
・セキュリティソフトのオンラインストアでの評価、レビュー
・セキュリティソフトの名称をインターネットで検索したときに表示される結果

テレワークで使うデバイスに適用するセキュリティソフトを選ぶにあたっては、以下の3種類のソフトが高い評判を誇っております。是非参考にしてみましょう。

・ESET インターネットセキュリティ
・トレンドマイクロ　ウイルスバスタークラウド
・Norton(ノートン)　360 デラックス

3.マイク付きイヤフォン

テレワークは職場での勤務とは違い、口頭での質問や3人以上でのミーティングを上記段落で紹介した「Web会議ツール」を使って行う必要があります。

そこで準備しておきたいのがマイク付きイヤフォン。オンライン会議における「聞く」と「話す」ことを一つのアイテムで実現できるため重宝されるアイテムの一つです。

マイク付きイヤフォンの値段は安いものから高いものまで様々ですが、初めて使う場合はワイヤレスかつ約3,000円〜5,000円ほどのものを選ぶのがオススメです。

また、マイク付きイヤフォンには普通のイヤフォンタイプとヘッドフォンタイプの2種類があるため、長時間の作業にわたってどちらが使いやすいかを考えることも大切です。

4.長時間作業しても疲れにくくなるアイテム

この段落で紹介していくのは、テレワークを行うにあたって「なくてはならない」ものではなく、「あることで便利さを生み出す」テレワークのお供となるアイテムです。

長時間に渡るテレワークを行うにあたって、作業の効率化や身体の疲労の防止に繋げることのできるアイテムには以下のようなものがあります。

・長時間の画面視聴による目の疲れや視力の低下を抑える「ブルーライトカットメガネ」
・手首の疲れや腱鞘炎の防止に繋がる「リストレスト」
・座って作業し続ける時の腰痛や姿勢の悪さを改善できる「骨盤矯正クッション」
・PCの操作がより一層しやすくなる「PCスタンド」
・デュアルディスプレイ(二つ以上の画面)で作業の効率を向上させる「モニター」

“これらのテレワークのお供となるアイテムを全部買い揃えるとなると、予算はいくらになるんだろう？”

気になる方は是非、以下の表も参考にしてみましょう。

アイテム名	値段の相場	購入できるサイト、場所など
ブルーライトカットメガネ	約4,000円〜6,000円	J!NS、Zoffなど
リストレスト	約1,000円〜4,000円	ノジマ、ビックカメラ、Amazonなど
骨盤矯正クッション	約3,000円〜12,000円	無印良品、loft、Tモールなど
PCスタンド	約2,500円〜7,500円	ノジマ、ビックカメラ、Amazonなど
モニター	約15,000円〜30,000円	家電量販店など (ASUS、I-O DATAなどのモデルは比較的安価)